PROCESO
DE CHECK IN
El check in
es un proceso mediante un recepcionista
guarda todos los datos del huésped. Una vez ya registrado para su
llegada el mismo hotel se encarga de traer el cliente ya sea en terminales
terrestres, aéreos o marítimo, en aeropuertos hacia al hotel.
La principal función del check-in es, sin embargo,
recibir el equipaje que el pasajero entrega o se le solicita entregar para
colocarlo en el compartimiento de carga del transporte a utilizar.
Los
procedimientos para el check-in varían de puerto en puerto, algunas imponen
ciertas restricciones que otros no, y ocasionalmente la misma línea de
transporte puede tener procedimientos diferentes en diferentes puertos por
razones de seguridad u otros factores.
Registro de un Check In con problemas en su reserva
Si a la
llegada del huésped al pedir su reserva
esta no consta o no fue realizada, se debe dirigir al huésped de manera
cordial y pedirle un tiempo para solucionar este problema. Se colocara la
huésped en un lugar tranquilo y se le ofrecerá alguna bebida o gratuidad hasta
solucionar dicho inconveniente.
A continuación se ubicara al huésped en una
habitación de las mismas condiciones y parámetro de la reserva original, este
hecho será informado a administración y a todos los departamentos necesarios.
Por último el registro será realizado como un check
in normal.
Check
In para
grupos
Una vez verificada la reserva se debe proceder a
organizar un lugar cómodo y alejado dela recepción para evitar el cumulo de
personas ya que esto puede causar molestias en la entrada del establecimiento.
Se solicitara al tour líder o representante del
grupo la información del mismo donde constara los servicios que se van a
ofrecer. Se debe prestar una atención particular a la declaración de la
información.
A continuación se ubicara a los huéspedes en las
habitaciones pertinentes y ayuda con el
equipaje. Se informara de los horarios de atención de los servicios y también
de las normas y políticas del hotel.
Se entregara al agente de viajes o representante de
la empresa las tarjetas de registro para que esta sean llenadas en un lapso de
tiempo delimitado, una vez el lapso de tiempo haya transcurrido dichas tarjetas
será devuelta a recepción para llevar a cabo el registro de los huéspedes.
Para facilitar el proceso de facturación y
cancelación se utilizara un folio maestro donde consten todos los gastos y
novedades del grupo durante su estadía en el hotel.
Si es necesario se implementaran folios personales
donde se hará constar los gastos adicionales por la agencia de viajes o
empresa.
Por ultimo ponerse a la disposición del líder del
grupo y desear una feliz estancia.
ASIGNACIÓN DE HABITACIONES
La habitación debe cumplir las necesidades del
huésped tomando en cuenta el fin de su hospedaje en el establecimiento.
Como posible primera opción analizar la posible ubicación en las
habitaciones que fueron desocupadas anteriormente.
Se debe asignar primero las habitaciones de
ocupación múltiple.
Las habitaciones deben asignarse tomando en cuenta
las necesitas y requerimientos especiales del cliente manifestados con previo aviso.
PROCESO DE CHECK
OUT
Realizar un control con los demás
departamentos en el caso de existir alguna
novedad que no conste en los datos anteriores.
Se confirmara el tipo de pago, a continuación se
realiza la cancelación de la cuenta entregando al cliente una certificación de
la transacción.
Después se pedirá cordialmente la llave y tarjeta
de identificación y se pedirá comedidamente llenar una encuesta de
satisfacción.
Despedir al huésped de manera cordial y desear su
regreso.
Check Out en grupos
Para prever las acciones a tomar se debe
reconfirmar la hora de salida y fecha con el tour líder.
Coordinar con las demás áreas del hotel la entrega
de vales de consumo para realizar la cuenta final de la empresa o agencia de
viajes.
Hacer un análisis de las cuentas personales para
facilitar el proceso de facturación anticipadamente para no confundirse con el cierre de cuenta
del grupo
Se debe pedir la firma del responsable del grupo
como avalo de la cuenta, esto permitirá hacer la cancelación final.
Se pedirá de manera cordial la devolución de llaves y tarjetas de
identificación, también se pedirá comedidamente
la realización de una encuesta de satisfacción y se despedirá del grupo deseando un pronto regreso.
Proceso en el caso de alargar la estancia
Verificar la disponibilidad de las habitaciones
para los días solicitados.
Si solo existe disponibilidad en habitaciones
nuevas con diferentes tarifas a las que se contrató, se debe explicar de manera
clara esta situación y preguntar al huésped si está de acuerdo con el cambio de
habitación y nueva cambio de tarifa.
Se debe bloquear de inmediato las habitaciones para
evitar problemas en los reportes de
disponibilidad.
Informar a las áreas necesarias de lo sucedió para
que se carguen nuevos servicios al cliente inicial o a la nueva habitación.
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